Kata “reimbursement” sering dipakai seperti stempel bebas pajak.
Vendor mengirim invoice:
Professional fee Rp100 juta.
Travel reimbursement Rp30 juta.
Hotel reimbursement Rp20 juta.
Total Rp150 juta.
Lalu AP hanya memotong PPh Pasal 23 atas Rp100 juta karena dua baris lain diberi nama reimbursement.
Cara seperti ini berbahaya.
PMK 141/PMK.03/2015 memang mengatur bahwa dalam menentukan jumlah bruto atas jasa tertentu, ada pembayaran tertentu yang tidak termasuk dasar pemotongan PPh Pasal 23. Salah satunya adalah penggantian atas biaya yang telah dibayarkan penyedia jasa kepada pihak ketiga dalam rangka pemberian jasa.
Tetapi ada syarat penting:
reimbursement harus dapat dibuktikan.
Kalau bukti tidak ada, peraturan tersebut menyatakan jumlah bruto sebagai dasar pemotongan PPh Pasal 23 adalah keseluruhan pembayaran kepada penyedia jasa, tidak termasuk PPN.
Jadi label reimbursement saja tidak cukup.
Yang diuji adalah substansi dan dokumen.
Apa yang dimaksud reimbursement dalam konteks ini?
Secara sederhana, vendor lebih dulu membayar biaya kepada pihak ketiga untuk menjalankan jasa kepada customer.
Kemudian customer mengganti jumlah tersebut.
Contoh ilustratif.
Konsultan harus datang ke Surabaya untuk proyek customer.
Konsultan membeli tiket pesawat Rp3 juta dari maskapai.
Hotel Rp2 juta.
Customer kemudian mengganti Rp5 juta berdasarkan bukti aktual.
Dalam struktur seperti ini, terdapat argumen bahwa Rp5 juta merupakan penggantian biaya pihak ketiga, bukan fee jasa vendor, sepanjang memenuhi ketentuan dan dapat dibuktikan.
Berbeda jika kontrak mengatakan:
“Travel allowance Rp10 juta per bulan.”
Vendor tidak perlu menunjukkan biaya aktual.
Berapa pun biaya real, vendor menerima Rp10 juta.
Ini terlihat lebih dekat kepada bagian imbalan jasa daripada reimbursement murni.
Nama “travel reimbursement” di invoice tidak mengubah substansi.
PMK 141 menyebut bukti yang diperlukan
Untuk reimbursement atas biaya yang telah dibayar penyedia jasa kepada pihak ketiga, PMK 141 menyebut faktur tagihan dan atau bukti pembayaran yang telah dibayarkan penyedia jasa kepada pihak ketiga.
Artinya, AP perlu melihat underlying document.
Bukan hanya invoice vendor ke perusahaan.
Contoh:
invoice hotel,
tiket,
invoice transporter,
bukti pembayaran,
atau dokumen relevan lainnya.
Tujuannya membuktikan dua hal.
Biaya memang berasal dari pihak ketiga.
Dan jumlah yang diganti memang berhubungan dengan biaya tersebut.
Kalau vendor hanya mengirim summary Excel:
Hotel Rp20 juta.
Transport Rp15 juta.
Meal Rp10 juta.
Itu belum tentu cukup sebagai bukti sesuai ketentuan.
Minta underlying document.
Markup mengubah cerita
Ini titik paling penting.
Vendor membayar hotel Rp10 juta.
Lalu menagih customer “hotel reimbursement” Rp12 juta.
Apakah seluruh Rp12 juta bisa dikeluarkan dari dasar PPh 23?
Jangan otomatis.
Selisih Rp2 juta menunjukkan ada markup atau fee.
Bagian tersebut bukan penggantian biaya aktual kepada pihak ketiga.
Tax team perlu memisahkan.
Reimbursement yang paling defensible adalah pass through at cost.
Jika vendor menambahkan handling fee, management fee, atau markup, komponen tambahan perlu dianalisis sebagai imbalan jasa.
Kontrak sebaiknya jelas.
“Reimbursable expenses at actual cost without markup.”
Jika bisnis memang ingin memberi markup, jangan menyembunyikannya sebagai reimbursement.
Sebut fee.
Pajak akan lebih mudah dianalisis.
Invoice pihak ketiga sebaiknya jelas
Ada kasus vendor membayar biaya, tetapi invoice pihak ketiga sebenarnya diterbitkan langsung atas nama customer.
Vendor hanya talangi.
Kasus lain, invoice pihak ketiga atas nama vendor.
PMK 141 mengatur beberapa jenis pembayaran yang dikecualikan dari jumlah bruto, termasuk pembayaran kepada pihak ketiga yang dibayarkan melalui penyedia jasa dan reimbursement atas biaya yang telah dibayar penyedia jasa kepada pihak ketiga.
Masing-masing mempunyai dokumentasi yang perlu dibaca.
Jadi jangan menganggap semua pass through sama.
Tax team perlu memahami siapa sebenarnya pihak yang membeli barang atau jasa dari pihak ketiga, siapa yang terikat kontrak, dan siapa yang menanggung biaya.
Struktur legal memengaruhi analisis.
Barang dan material juga punya aturan tersendiri
PMK 141 tidak hanya membahas reimbursement.
Untuk jasa selain katering, jumlah bruto juga dapat tidak memasukkan pembayaran kepada penyedia jasa atas pengadaan atau pembelian barang atau material yang terkait dengan jasa, sepanjang dapat dibuktikan antara lain dengan faktur pembelian.
Ini relevan pada kontrak campuran.
Contoh:
maintenance fee Rp50 juta.
Spare part Rp80 juta.
Kalau vendor dapat membuktikan pembelian material sesuai ketentuan, dasar PPh 23 atas jasa tidak otomatis Rp130 juta.
Pembahasan yang masih berada dalam jalur isu yang sama dapat dilanjutkan ke PPh 26 untuk Vendor Asing: Tarif Domestik vs Tarif Treaty.
Untuk memperluas konteks pada bagian ini, lihat Vendor Minta Tidak Dipotong PPh 23: Apa yang Harus Ditanyakan Tim AP?.
Tetapi kalau vendor tidak punya bukti dan hanya menulis “material” di invoice, ketentuan jumlah bruto dapat membuat keseluruhan pembayaran, selain PPN, menjadi dasar pemotongan.
Dokumentasi menentukan.
Katering adalah pengecualian penting
PMK 141 memperlakukan jasa katering secara berbeda.
Untuk jasa katering, jumlah bruto adalah seluruh jumlah penghasilan dengan nama dan dalam bentuk apa pun yang dibayarkan atau terutang kepada penyedia jasa.
Artinya, logika memisahkan material atau reimbursement dalam jasa lain tidak boleh begitu saja diterapkan ke katering.
Ini contoh mengapa tax rule tidak bisa dipakai generik.
Dua invoice sama-sama memiliki komponen bahan dan jasa.
Treatment jumlah bruto dapat berbeda karena jenis jasanya berbeda.
AP perlu mempunyai kategori transaksi yang benar sebelum menjalankan checklist reimbursement.
Jangan hanya melihat struktur invoice.
Apa yang terjadi kalau bukti baru datang setelah pembayaran?
Ini masalah operasional.
Payment run hari Jumat.
Vendor belum mengirim hotel invoice.
Procurement mendesak bayar.
AP punya dua pilihan internal:
menunda pembayaran sampai bukti lengkap,
atau memperlakukan jumlah sesuai kondisi dokumen yang tersedia dan kemudian menilai apakah koreksi diperlukan jika bukti datang.
Keputusan harus mengikuti SOP dan ketentuan yang berlaku.
Jangan menganggap “nanti vendor kirim” sebagai bukti.
Jika perusahaan ingin menggunakan perlakuan pengecualian dari jumlah bruto, supporting document sebaiknya tersedia saat keputusan pemotongan dibuat.
Itulah alasan reimbursement SLA harus masuk kontrak.
Vendor wajib mengirim underlying document sebelum invoice diproses.
Bukan sebulan setelah pembayaran.
Corporate card bisa mengurangi masalah
Untuk perjalanan proyek yang besar dan rutin, perusahaan dapat mempertimbangkan apakah biaya tertentu lebih efisien dibayar langsung oleh customer daripada melalui vendor, sepanjang model bisnis dan kontrak memungkinkan.
Misalnya customer membeli tiket langsung.
Vendor tidak perlu menalangi.
Tidak ada reimbursement chain.
Dokumen juga langsung berada pada perusahaan.
Ini bukan solusi untuk semua transaksi.
Tetapi prinsipnya berguna:
semakin banyak pass through, semakin banyak dokumen yang harus direkonsiliasi.
Kalau perusahaan bisa membayar supplier tertentu langsung tanpa merusak accountability proyek, beban administrasi dapat turun.
Procurement dan tax sebaiknya mendesain reimbursement flow, bukan hanya menerimanya sebagai kebiasaan.
Buat reimbursement pack per invoice
Untuk invoice material, gunakan reimbursement pack.
Halaman pertama:
summary per jenis biaya.
Halaman kedua dan seterusnya:
underlying invoice atau receipt.
Tambahkan:
tanggal,
pihak ketiga,
deskripsi,
nilai,
nomor project,
dan reference invoice vendor.
Jika ada 50 biaya kecil, gunakan index.
AP tidak perlu membaca semuanya manual jika sistem bisa melakukan matching.
Tetapi tax team harus bisa sampling.
Tujuannya memastikan total reimbursement Rp200 juta memang tersusun dari bukti Rp200 juta.
Tidak ada markup tersembunyi.
Tidak ada biaya proyek lain.
Tidak ada dokumen ganda.
Rekonsiliasi menjadi jauh lebih cepat.
Waspadai foreign currency
Vendor mungkin membayar hotel USD1.000 lalu menagih reimbursement dalam rupiah.
Selisih dapat timbul karena kurs.
Kontrak harus menjelaskan kurs yang digunakan.
Jika vendor menggunakan fixed exchange rate yang menghasilkan nilai jauh lebih tinggi dari biaya aktual, sebagian selisih bisa mempunyai karakter ekonomis berbeda dari pure reimbursement.
Tax team perlu membaca.
Reimbursement dalam mata uang asing tidak otomatis harus identik rupiah per rupiah dengan bukti.
Tetapi bridge kurs harus ada.
Simpan:
amount original currency,
rate,
date,
rupiah equivalent,
dan contractual rule.
Tanpa itu, selisih terlihat seperti markup.
Perjalanan dinas adalah area yang paling sering salah
Travel cost terlihat sederhana karena mudah disebut reimbursement.
Padahal strukturnya bisa berbeda.
Model pertama:
vendor membeli tiket sesuai kebutuhan proyek dan menagih biaya aktual dengan bukti.
Model kedua:
vendor menerima fixed travel allowance Rp25 juta per kunjungan tanpa melihat biaya aktual.
Model ketiga:
vendor menagih actual cost plus handling fee 10 persen.
Model keempat:
customer memesan tiket sendiri dan vendor tidak pernah menalangi.
Keempat model tidak seharusnya diperlakukan identik.
Model pertama paling dekat dengan reimbursement aktual.
Model kedua lebih menyerupai bagian dari imbalan karena nilainya tidak berbasis biaya aktual.
Model ketiga perlu memisahkan penggantian biaya dan fee tambahan.
Model keempat bahkan tidak menghasilkan reimbursement ke vendor.
Karena itu, tax clause perjalanan harus dibuat sejak awal.
Jangan biarkan vendor memilih format tagihan setelah proyek berjalan.
Reimbursement policy perusahaan perlu terhubung ke kontrak
Banyak perusahaan mempunyai travel policy untuk karyawan tetapi tidak punya reimbursement policy untuk vendor.
Akibatnya, setiap procurement membuat aturan sendiri.
Buat policy minimum.
Reimbursable expense harus:
disetujui dalam kontrak,
berhubungan langsung dengan jasa,
didukung dokumen pihak ketiga,
ditagih pada actual cost jika memang dikategorikan reimbursement,
dan mempunyai project reference.
Jika vendor ingin markup, masukkan sebagai fee terpisah.
Jika biaya tidak didukung, jangan otomatis menggunakan treatment reimbursement.
Policy ini bukan pengganti analisis pajak.
Tetapi ia membuat fakta transaksi lebih bersih sehingga tax team lebih mudah menerapkan ketentuan.
Semakin jelas desain komersialnya, semakin sedikit sengketa tentang jumlah bruto PPh 23.
Reimbursement bukan area untuk creative labeling
Perusahaan sebaiknya menghindari kebiasaan memindahkan fee ke reimbursement agar basis PPh lebih kecil.
Kalau vendor memberikan management fee, sebut management fee.
Kalau ada handling charge, sebut handling charge.
Kalau biaya pihak ketiga benar-benar diganti at cost, sebut reimbursement dan lampirkan bukti.
Klasifikasi yang jujur justru memudahkan audit.
PMK 141 memberikan mekanisme jelas untuk mengecualikan pembayaran tertentu dari jumlah bruto jasa jika dapat dibuktikan.
Gunakan aturan tersebut sesuai faktanya.
Jangan diperluas dengan label.
Apa yang harus dicek AP?
Sebelum mengeluarkan reimbursement dari dasar PPh 23, AP dan tax team minimal memeriksa:
biaya dibayar kepada pihak ketiga,
berhubungan dengan jasa,
jumlah diganti sesuai underlying cost,
tidak ada markup yang disembunyikan,
bukti pihak ketiga tersedia,
bukti pembayaran tersedia jika relevan,
dan transaksi bukan kategori yang mempunyai ketentuan jumlah bruto berbeda seperti katering.
Kalau satu syarat tidak jelas, jangan langsung memutuskan bebas.
Escalate.
Kesalahan terbesar bukan memotong terlalu banyak atau terlalu sedikit satu kali.
Kesalahan terbesar adalah membuat kebijakan “semua reimbursement tidak kena PPh 23” lalu menjalankannya ke ribuan invoice.
Peraturan tidak mengatakan begitu.
Yang dikecualikan adalah pembayaran tertentu yang memenuhi karakter dan bukti yang dipersyaratkan.
Jadi jawabannya jelas.
Reimbursement ke vendor tidak selalu bebas dari PPh Pasal 23.
Bisa dikeluarkan dari jumlah bruto dalam kondisi yang memenuhi ketentuan dan dapat dibuktikan.
Kalau hanya namanya reimbursement tetapi dokumen dan substansinya tidak mendukung, perusahaan tidak punya dasar kuat untuk mengeluarkannya dari basis pemotongan.