Finance menerima invoice USD 40.000 dari vendor asing. Di email internal, pertanyaannya sering langsung berbunyi, “PPh 26 berapa persen?”
Pertanyaan itu terlalu cepat.
Sebelum menghitung pemotongan, perusahaan harus memastikan siapa penerima penghasilan, apa yang sebenarnya dibayar, dari mana penghasilan itu dianggap bersumber, apakah penerima memiliki bentuk usaha tetap di Indonesia, dan apakah Indonesia mempunyai Persetujuan Penghindaran Pajak Berganda dengan negara domisili vendor.
PPh Pasal 26 memang merupakan salah satu aturan utama dalam pembayaran ke luar negeri. Tetapi bukan berarti setiap transfer ke rekening luar negeri otomatis dipotong dengan perlakuan yang sama.
PPh 26 berangkat dari penghasilan yang diterima Wajib Pajak luar negeri
Secara umum, PPh Pasal 26 mengatur pemotongan atas penghasilan tertentu dari Indonesia yang diterima atau diperoleh Wajib Pajak luar negeri selain bentuk usaha tetap.
Untuk sejumlah kategori penghasilan, tarif domestik yang menjadi titik awal adalah 20 persen dari jumlah bruto. Di antaranya terdapat dividen, bunga, royalti, sewa dan penghasilan lain sehubungan dengan penggunaan harta, imbalan sehubungan dengan jasa, pekerjaan, dan kegiatan, serta kategori lain yang ditentukan undang-undang.
Namun membaca angka 20 persen tanpa membaca konteks dapat menyesatkan.
Pertama, basis pengenaan tidak selalu identik untuk seluruh jenis penghasilan. Kedua, beberapa jenis penghasilan memiliki ketentuan khusus. Ketiga, P3B dapat mengubah alokasi hak pemajakan atau tarif jika syarat treaty dipenuhi. Keempat, keberadaan BUT dapat mengubah cara penghasilan dipajaki.
Jadi, pertanyaan “vendor asing kena PPh 26 atau tidak?” harus dijawab dari fakta transaksi.
Alamat rekening bukan penentu utama
Sebuah perusahaan Indonesia membayar invoice ke bank di Singapura. Apakah penerimanya pasti subjek pajak Singapura? Belum tentu.
Rekening bank hanyalah kanal pembayaran. Tim tax perlu memastikan legal entity yang menjadi lawan transaksi, negara tempat entity tersebut menjadi residen pajak, dan apakah entity itu benar penerima penghasilan.
Situasi grup multinasional membuat hal ini semakin penting. Kontrak mungkin ditandatangani dengan entitas di satu negara, invoice diterbitkan entitas lain, pembayaran diarahkan ke treasury center, sedangkan jasa dikerjakan tim dari negara ketiga.
Jika perusahaan hanya melihat alamat bank, analisis PPh 26 dapat salah sejak awal.
Dokumen vendor perlu memuat legal name, alamat, tax residence, nomor identifikasi yang relevan, kontrak, invoice, dan jika manfaat P3B hendak digunakan, dokumen yang diwajibkan untuk penerapan treaty.
Mulai dari jenis pembayaran
Pembayaran ke vendor asing dapat berupa banyak hal: jasa profesional, technical service, subscription, royalti, bunga, sewa, komisi, lisensi, reimbursement, pembelian barang, atau kombinasi beberapa unsur.
Setiap kategori membutuhkan pembacaan berbeda.
Misalnya, sebuah perusahaan membayar vendor luar negeri untuk mengakses platform analitik selama satu tahun. Jangan berhenti pada kata “subscription”. Apakah pengguna hanya memperoleh akses terhadap fungsi standar? Apakah ada hak memperbanyak, memodifikasi, mendistribusikan, atau mengeksploitasi software? Apakah terdapat komponen konsultasi? Apakah vendor memberikan data atau database berlisensi? Jawaban atas pertanyaan ini dapat memengaruhi karakter penghasilan.
Demikian juga dengan “management fee”. Invoice yang memakai istilah tersebut belum membuktikan bahwa transaksi benar-benar merupakan jasa manajemen dengan substansi tertentu. Kontrak dan bukti pelaksanaan perlu dibaca.
Hukum domestik adalah titik awal, bukan selalu titik akhir
Setelah jenis pembayaran dipahami, perusahaan perlu menilai apakah penghasilan tersebut masuk cakupan PPh Pasal 26 berdasarkan hukum Indonesia.
DJP pada materi resminya menjelaskan tarif 20 persen dari jumlah bruto untuk sejumlah penghasilan Wajib Pajak luar negeri, dengan kemungkinan penggunaan tarif atau perlakuan P3B bila tersedia dan syaratnya terpenuhi.
Di sini perusahaan perlu menjaga dua disiplin.
Pertama, jangan otomatis memakai tarif treaty hanya karena negara vendor mempunyai P3B dengan Indonesia.
Kedua, jangan otomatis memakai tarif domestik tanpa memeriksa apakah P3B memberikan perlakuan berbeda yang dapat diterapkan secara sah.
P3B bisa mengubah hasil
Bayangkan perusahaan Indonesia membayar jasa kepada perusahaan yang merupakan residen negara mitra P3B. Dalam treaty tertentu, penghasilan usaha pada prinsipnya dapat memiliki perlakuan berbeda jika perusahaan asing tidak mempunyai bentuk usaha tetap di Indonesia. Dalam konteks lain, sebuah pembayaran dapat masuk pasal royalti atau kategori khusus lain yang memberi hak pemajakan kepada Indonesia dengan batas tarif tertentu.
Karena setiap P3B tidak identik, tim tidak boleh memakai satu tabel tarif untuk semua negara tanpa membaca treaty yang berlaku.
Daftar P3B dan teks treaty tersedia melalui kanal resmi DJP. Untuk beberapa negara, treaty juga telah dimodifikasi melalui Multilateral Instrument atau MLI. Karena itu, versi treaty yang digunakan harus benar-benar versi yang berlaku.
Dokumen treaty harus siap sebelum mengambil posisi
Sejak PMK 112 Tahun 2025, tata cara penerapan P3B menjadi dasar administrasi penting untuk transaksi lintas negara. Formulir DGT digunakan untuk mendukung penerapan P3B oleh Wajib Pajak luar negeri, dan administrasi penyampaiannya terhubung dengan Coretax DJP.
Dalam praktik, tim accounts payable sebaiknya tidak memperlakukan Form DGT sebagai dokumen yang dicari belakangan setelah pembayaran dilakukan.
Syarat dokumen idealnya masuk dalam vendor onboarding.
Jika vendor ingin memperoleh manfaat treaty, perusahaan dapat mensyaratkan dokumen yang diperlukan sebelum tanggal pembayaran. Dengan begitu, tax tidak harus mengejar dokumen saat invoice sudah jatuh tempo.
Beneficial owner perlu diperiksa bila relevan
Untuk jenis penghasilan tertentu seperti dividen, bunga, dan royalti, banyak P3B menghubungkan manfaat tertentu dengan status beneficial owner.
Konsep ini mencegah perusahaan mengambil kesimpulan hanya dari nama penerima formal.
Misalnya, pembayaran bunga dikirim ke perusahaan pembiayaan di negara treaty. Jika perusahaan tersebut hanya bertindak sebagai conduit dan secara substansi tidak memiliki hak menikmati penghasilan, manfaat treaty dapat menjadi isu.
Tidak semua pembayaran membutuhkan analisis beneficial owner dengan cara yang sama. Tetapi jika pasal treaty yang digunakan mensyaratkannya, perusahaan harus memiliki dasar yang dapat dipertanggungjawabkan.
BUT adalah pertanyaan terpisah
Vendor asing mungkin mengatakan, “Kami perusahaan luar negeri, jadi potong saja sesuai treaty.”
Pernyataan tersebut belum cukup.
Perusahaan Indonesia perlu menilai apakah vendor memiliki bentuk usaha tetap di Indonesia. PMK 35/PMK.03/2019 mengatur penentuan BUT berdasarkan hukum domestik. Selain itu, treaty yang relevan dapat menetapkan definisi dan threshold sendiri.
Fakta yang perlu dilihat antara lain keberadaan tempat usaha, durasi proyek, kehadiran personel, aktivitas agen, kewenangan kontrak, dan pola kegiatan di Indonesia.
Untuk memperluas konteks pada bagian ini, lihat Permanent Establishment atau BUT: Kapan Aktivitas di Indonesia Menjadi Kehadiran Pajak?.
Jika terdapat BUT, karakter perpajakannya dapat berbeda dari pembayaran kepada WPLN selain BUT. Karena itu, status BUT tidak boleh dijawab hanya berdasarkan ada atau tidaknya anak perusahaan lokal.
Jangan lupakan PPN
Pembayaran kepada vendor asing dapat memunculkan PPh dan PPN secara bersamaan.
Jika perusahaan Indonesia memanfaatkan Jasa Kena Pajak atau Barang Kena Pajak tidak berwujud dari luar Daerah Pabean di dalam Daerah Pabean, aspek PPN perlu ditelaah.
Untuk transaksi digital melalui PMSE, Pemungut PPN PMSE yang ditunjuk dapat memungut, menyetor, dan melaporkan PPN Indonesia. DJP masih menyediakan daftar dan tata cara terkait mekanisme tersebut.
Namun invoice yang mencantumkan PPN tidak otomatis menjawab PPh 26. Dua pajak tersebut harus dinilai berdasarkan aturan masing-masing.
Gross-up bisa mengubah biaya secara material
Salah satu masalah paling praktis muncul ketika kontrak menyatakan bahwa vendor harus menerima nilai bersih tertentu.
Misalnya kontrak menyebut vendor menerima USD 100.000 net of Indonesian taxes. Jika perusahaan ternyata wajib memotong pajak dan kontrak mengharuskan perusahaan menanggungnya, biaya ekonomis dapat meningkat karena gross-up.
Finance yang baru mengetahui klausul ini setelah kontrak ditandatangani akan kesulitan memperbaiki anggaran.
Karena itu, klausul withholding tax harus dibaca oleh tax sebelum kontrak final. Tentukan apakah harga bersifat gross, net, atau subject to applicable withholding. Tentukan juga siapa yang bertanggung jawab menyediakan dokumen treaty.
Reimbursement juga perlu dibaca, bukan otomatis dikecualikan
Vendor asing terkadang menagih kembali tiket, hotel, cloud usage, atau biaya pihak ketiga. Di invoice, komponen itu ditulis “reimbursement”.
Jangan otomatis menganggapnya bukan bagian dari dasar pemotongan.
Perlu diperiksa apakah biaya tersebut benar-benar dibayar atas nama perusahaan Indonesia, apakah ada mark-up, siapa pihak yang secara hukum menanggung biaya, dan bagaimana kontrak mengatur reimbursement. Substansi dan dokumentasi akan menentukan analisis.
Satu kata “reimbursement” pada invoice tidak cukup.
Bangun vendor tax matrix
Perusahaan dengan pembayaran lintas negara rutin sebaiknya memiliki vendor tax matrix.
Untuk setiap vendor, catat legal entity, negara domisili pajak, jenis pembayaran, pasal PPh domestik yang relevan, P3B yang digunakan, pasal treaty, status dokumen DGT, periode validitas, risiko beneficial owner, indikasi BUT, perlakuan PPN, dan PIC internal.
Matrix tersebut bukan pengganti review transaksi. Fungsinya adalah membuat pola risiko terlihat dan mencegah analisis dimulai dari nol setiap bulan.
Vendor yang kontraknya berubah harus direview ulang. Begitu juga vendor yang mulai mengirim personel ke Indonesia, mengubah model lisensi, atau memindahkan contracting entity.
Kapan PPh 26 masuk perhitungan?
Jawaban ringkasnya: ketika perusahaan Indonesia melakukan pembayaran yang berdasarkan ketentuan PPh merupakan penghasilan dari Indonesia bagi Wajib Pajak luar negeri selain BUT dan masuk kategori yang dipotong PPh Pasal 26, dengan tetap memperhatikan P3B serta aturan khusus yang relevan.
Tetapi jawaban operasionalnya lebih panjang.
Tim harus mengetahui penerima sebenarnya, karakter pembayaran, sumber penghasilan, status treaty, dokumen DGT, beneficial owner bila diperlukan, keberadaan BUT, dan basis pemotongan. Setelah itu barulah tarif dapat ditentukan.
Urutan ini penting karena kesalahan paling mahal sering bukan salah hitung. Kesalahan paling mahal adalah menggunakan pasal yang salah sejak transaksi pertama, lalu mengulangnya untuk puluhan invoice berikutnya.
Ada satu kontrol lain yang sering terlewat: perubahan scope. Vendor yang tahun lalu hanya menjual akses software bisa saja tahun ini menambah konsultasi, on-site implementation, atau hak penggunaan tertentu. Jika finance tetap memakai tax code lama karena vendor ID tidak berubah, posisi PPh dapat tertinggal dari substansi transaksi. Karena itu, tax treatment sebaiknya dikaitkan dengan kontrak dan jenis pembayaran, bukan hanya nama vendor.
Perusahaan juga perlu merekonsiliasi bukti potong dengan pembayaran aktual. Nilai invoice, kurs yang digunakan sesuai ketentuan, tanggal pemotongan, identitas penerima, serta basis treaty harus dapat ditelusuri. Kontrol sederhana ini penting karena kesalahan administrasi yang terlihat kecil dapat menyulitkan ketika vendor meminta bukti pajak atau saat transaksi diperiksa beberapa tahun kemudian.