Seorang ekspatriat tiba di Jakarta pada September. Kontrak kerjanya dua tahun, ia memegang ITAS, menyewa apartemen untuk keluarganya, tetapi hingga 31 Desember jumlah hari fisiknya di Indonesia belum mencapai 183 hari.
Apakah ia masih otomatis subjek pajak luar negeri sampai hari ke-184?
Tidak.
Aturan Indonesia tidak menggunakan jumlah hari sebagai satu-satunya cara menentukan subjek pajak dalam negeri. PER-23/PJ/2025 menegaskan bahwa orang pribadi, baik WNI maupun WNA, dapat menjadi subjek pajak dalam negeri jika bertempat tinggal di Indonesia, berada di Indonesia lebih dari 183 hari dalam jangka waktu 12 bulan, atau dalam suatu tahun pajak berada di Indonesia dan mempunyai niat untuk bertempat tinggal di Indonesia.
Artinya, status residensi pajak harus dibaca dari fakta, bukan kalender saja.
183 hari adalah salah satu tes
Angka 183 hari memang penting. PER-23/PJ/2025 menyatakan bahwa orang pribadi yang berada di Indonesia lebih dari 183 hari dalam jangka waktu 12 bulan termasuk subjek pajak dalam negeri.
Penghitungannya dapat berlangsung secara terus-menerus atau terputus-putus. Bagian dari hari dihitung penuh sebagai satu hari.
Tetapi tes ini berdiri bersama tes lain.
Seseorang yang baru 90 hari di Indonesia dapat tetap mempunyai indikasi kuat sebagai SPDN jika memang bertempat tinggal di Indonesia atau berada di Indonesia dan mempunyai niat tinggal yang dapat dibuktikan.
Karena itu, payroll tidak sebaiknya menunggu hari ke-184 secara otomatis sebelum melakukan review status.
Apa artinya bertempat tinggal di Indonesia?
PER-23/PJ/2025 memberi indikator yang cukup konkret.
Orang pribadi dapat dianggap bertempat tinggal di Indonesia jika bermukim di suatu tempat di Indonesia yang dikuasai atau dapat digunakan setiap saat, dimiliki, disewa, atau tersedia untuk digunakan, dan bukan sekadar tempat persinggahan.
Selain itu, pusat kegiatan utama di Indonesia serta kebiasaan atau kegiatan sehari-hari di Indonesia juga menjadi faktor.
Bayangkan seorang direktur asing menyewa rumah selama tiga tahun, keluarganya pindah ke Indonesia, anak bersekolah di Jakarta, dan aktivitas profesional utamanya dilakukan di kantor Indonesia. Fakta tersebut berbeda dari konsultan yang datang dua minggu, tinggal di hotel, lalu kembali ke negara asal.
Keduanya sama-sama orang asing. Posisi residensi pajaknya dapat sangat berbeda.
Niat tinggal juga dapat dibuktikan
Status SPDN tidak harus menunggu seluruh periode aktual terlewati jika terdapat niat untuk bertempat tinggal di Indonesia yang memenuhi ketentuan.
PER-23/PJ/2025 menyebut dokumen seperti KITAP, VITAS atau ITAS dengan masa berlaku lebih dari 183 hari, kontrak atau perjanjian untuk melakukan pekerjaan, usaha, atau kegiatan di Indonesia selama lebih dari 183 hari, kontrak sewa tempat tinggal lebih dari 183 hari, atau dokumen lain yang menunjukkan pemindahan anggota keluarga.
Karena itu, immigration document dan employment contract perlu dibaca bersama oleh HR dan tax.
Kesalahan bisa terjadi jika HR melihat ITAS hanya sebagai dokumen izin tinggal, sementara tax tidak pernah menerima datanya.
Kewarganegaraan tidak menentukan sendiri
WNA dapat menjadi subjek pajak dalam negeri Indonesia.
Sebaliknya, seseorang tidak tetap menjadi subjek pajak luar negeri hanya karena paspornya asing.
Ini penting karena perlakuan pajak atas penghasilan orang pribadi sangat bergantung pada status tersebut.
Subjek pajak dalam negeri pada prinsipnya berada dalam rezim yang memperhitungkan penghasilan dari Indonesia maupun luar Indonesia sesuai ketentuan. Subjek pajak luar negeri pada dasarnya dikenai pajak Indonesia atas penghasilan yang bersumber dari Indonesia, dengan mekanisme yang berbeda.
Jadi, salah menentukan status dapat menyebabkan payroll salah dari bulan pertama.
Treaty residence bisa menjadi lapisan kedua
Masalah menjadi lebih kompleks ketika ekspatriat memenuhi kriteria residensi domestik Indonesia sekaligus dianggap residen negara lain menurut hukum negara tersebut.
Situasi ini disebut dual residence.
Jika Indonesia mempunyai P3B dengan negara tersebut, treaty biasanya mempunyai tie-breaker rule untuk menentukan residensi bagi tujuan treaty. Urutannya dapat mempertimbangkan permanent home, center of vital interests, habitual abode, nationality, dan mekanisme competent authority, tergantung rumusan P3B yang berlaku.
Jangan menganggap tie-breaker setiap treaty identik.
Tax team harus membaca treaty spesifik.
Status treaty juga tidak selalu menghapus seluruh kewajiban domestik secara otomatis. Ia digunakan untuk menentukan hak dan manfaat berdasarkan P3B, sehingga implementasinya perlu mengikuti aturan yang berlaku.
Gaji dibayar dari luar negeri tidak berarti bebas pajak Indonesia
Sebuah kasus yang sering menyesatkan adalah ekspatriat bekerja setiap hari di kantor Indonesia tetapi gajinya dibayar perusahaan induk di luar negeri ke rekening bank luar negeri.
Secara ekonomi, pekerjaan tetap dilakukan di Indonesia.
Sumber transfer uang tidak sendirian menentukan sumber penghasilan pekerjaan.
Perusahaan perlu melihat siapa employer, di mana pekerjaan dilakukan, siapa menanggung biaya, apakah ada recharge, dan apakah entitas lokal memperoleh manfaat dari pekerjaan.
PPh atas employment income harus dianalisis berdasarkan fakta tersebut serta ketentuan domestik dan P3B.
Shadow payroll sering diperlukan
Dalam mobilitas internasional, gaji ekspatriat kadang tetap dibayar seluruhnya dari home country. Agar kewajiban pajak lokal tetap dihitung, perusahaan dapat menggunakan shadow payroll.
Shadow payroll bukan pembayaran gaji kedua.
Ia adalah mekanisme administrasi untuk mencatat komponen remunerasi yang relevan di Indonesia sehingga perhitungan withholding dan reporting dapat dilakukan tanpa harus memindahkan seluruh payroll ke Indonesia.
Data yang masuk tidak hanya basic salary.
Housing allowance, school fee, bonus, stock compensation, tax reimbursement, benefit tertentu, dan komponen lain dapat perlu dianalisis berdasarkan aturan PPh orang pribadi dan PPh 21 yang berlaku.
Jika payroll global mengirim data tiga bulan terlambat, kepatuhan lokal dapat ikut terlambat.
P3B employment article tetap perlu dibaca
Untuk ekspatriat yang bekerja di Indonesia dalam jangka pendek, P3B dapat memberikan pembatasan hak pemajakan Indonesia jika seluruh syarat dalam pasal employment terpenuhi.
Salah satu elemen yang sering muncul adalah batas hari. Tetapi biasanya ada syarat tambahan mengenai employer dan pihak yang menanggung remunerasi.
Karena itu, kalimat “dia kurang dari 183 hari, jadi tidak kena pajak Indonesia” bisa salah.
Jika biaya remunerasi ditanggung entitas Indonesia atau syarat lain treaty tidak terpenuhi, hasilnya dapat berbeda.
Semua bergantung pada treaty spesifik dan fakta assignment.
Direktur dapat memiliki pasal treaty berbeda
Tidak semua penghasilan dari perusahaan diperlakukan sebagai employment income biasa.
Dalam sejumlah P3B, director’s fees atau imbalan sebagai anggota dewan dapat diatur dalam pasal tersendiri. Ini penting untuk ekspatriat yang sekaligus duduk sebagai direktur atau komisaris.
Satu orang dapat menerima salary untuk fungsi eksekutif dan director’s fee untuk kapasitas berbeda.
Tim tax perlu memisahkan jenis penghasilan sebelum menggunakan treaty.
Jangan menggabungkan semuanya ke akun payroll lalu menganggap satu pasal menyelesaikan seluruhnya.
Special regime untuk WNA tertentu juga perlu dibaca hati-hati
Perubahan UU PPh memberikan pengaturan tertentu bagi WNA yang menjadi subjek pajak dalam negeri dan memiliki keahlian tertentu, yang dalam periode dan syarat tertentu dapat dikenai pajak hanya atas penghasilan yang diterima atau diperoleh dari Indonesia.
Fasilitas ini bukan aturan umum bagi semua ekspatriat.
Ada persyaratan mengenai keahlian dan batas waktu, serta kondisi lain yang harus dipenuhi berdasarkan ketentuan pelaksana.
Karena itu, perusahaan tidak boleh menawarkan paket expatriate dengan asumsi “WNA hanya kena pajak penghasilan Indonesia” tanpa memeriksa eligibility.
Jika tidak memenuhi syarat khusus, prinsip umum SPDN tetap relevan.
Administrasi dimulai sejak fakta berubah
HR perlu mempunyai tax trigger saat ekspatriat menerima kontrak baru, memperpanjang assignment, memindahkan keluarga, mengubah visa atau izin tinggal, atau mulai menerima kompensasi dari entity lain.
Perubahan ini dapat memengaruhi residensi dan payroll.
Sistem yang hanya mereview status pada akhir tahun terlalu lambat.
Setidaknya setiap kuartal, perusahaan dengan banyak expatriate dapat merekonsiliasi travel days, immigration status, payroll source, recharge, dan benefit.
Tujuannya bukan membuat administrasi berlebihan. Tujuannya mencegah satu kesalahan status menyebar ke dua belas masa pajak.
Bukti harus mengikuti kenyataan
Residensi pajak adalah area yang sangat bergantung pada fakta.
Kontrak sewa, izin tinggal, employment agreement, data perjalanan, lokasi keluarga, sekolah anak, rekening utilitas, dan bukti aktivitas dapat menjadi relevan.
Namun perusahaan juga perlu menghindari pendekatan checklist yang terlalu mekanis.
Satu dokumen tidak selalu mengalahkan seluruh fakta lain. Misalnya seseorang memiliki apartemen di Indonesia, tetapi ternyata hanya digunakan sesekali selama kunjungan singkat. Atau seseorang memiliki ITAS panjang, tetapi assignment dibatalkan dan ia tidak pernah benar-benar pindah.
Keadaan sebenarnya tetap penting.
Apa yang harus dilakukan saat ekspatriat tiba?
Langkah pertama adalah tax residency assessment.
Catat tanggal kedatangan, jenis visa atau izin tinggal, durasi kontrak, tempat tinggal, pemindahan keluarga, negara residensi sebelumnya, pola perjalanan, serta sumber remunerasi.
Langkah kedua, cek P3B jika negara asal memiliki treaty dengan Indonesia.
Langkah ketiga, tentukan kebutuhan payroll atau shadow payroll.
Langkah keempat, petakan seluruh kompensasi dan benefit.
Langkah kelima, buat kalender review jika assignment diperpanjang atau pola fakta berubah.
Pendekatan ini jauh lebih aman dibanding menunggu karyawan mencapai hari ke-184.
Status residen pajak adalah kesimpulan dari fakta
Pertanyaan “sudah berapa hari di Indonesia?” memang penting.
Tetapi pertanyaan berikutnya sama pentingnya: apakah ia mempunyai tempat tinggal yang tersedia secara nyata? Di mana pusat aktivitas utamanya? Apakah ada niat tinggal yang dibuktikan oleh dokumen? Apakah ia juga residen negara lain? Apakah treaty memiliki tie-breaker rule? Di mana pekerjaan dilakukan dan siapa yang menanggung remunerasi?
Baru setelah itu status dan kewajiban dapat dipetakan.
Untuk ekspatriat, pajak yang benar tidak dimulai dari tabel tarif. Ia dimulai dari membaca kehidupan dan pekerjaan orang tersebut sebagaimana adanya.
Satu risiko tambahan muncul ketika ekspatriat mempunyai penghasilan investasi atau bisnis di luar Indonesia. Jika ia sudah menjadi SPDN Indonesia dan tidak memenuhi rezim khusus yang membatasi sumber penghasilan tertentu, penghasilan luar negeri dapat masuk dalam cakupan pajak Indonesia sesuai ketentuan. Karena itu, tax onboarding sebaiknya tidak hanya menanyakan salary. Dividen, bunga, capital gain, rental income, dan partnership income dapat relevan tergantung fakta.
Perusahaan tentu tidak harus mengelola seluruh pajak pribadi karyawan. Tetapi jika paket assignment mencakup tax assistance, scope layanan harus jelas. Karyawan perlu tahu data apa yang harus disediakan dan mana yang tetap menjadi tanggung jawab pribadi. Tanpa batas yang jelas, global mobility team sering baru mengetahui aset luar negeri saat proses SPT sudah hampir selesai.