Ketika terjadi kesalahan pajak, pertanyaan pertama di banyak perusahaan adalah mencari departemen yang “punya pajak”.

Biasanya jawabannya tax.

Kadang finance.

Padahal transaksi yang menimbulkan kewajiban pajak sering dibuat jauh sebelum tax team melihatnya.

HR menentukan paket remunerasi.

Procurement memilih vendor.

Legal menyusun kontrak.

Sales memberi diskon.

Treasury membayar bunga.

Direksi menyetujui restrukturisasi.

Finance mencatat.

Tax menghitung dan melaporkan.

Kalau semua pihak mempunyai peran, siapa yang sebenarnya bertanggung jawab?

Jawabannya perlu dibedakan antara tanggung jawab Wajib Pajak secara hukum, kewenangan wakil atau kuasa, dan ownership proses di dalam organisasi.

Mencampur tiga hal tersebut membuat governance kabur.

Perusahaan adalah Wajib Pajak, tetapi manusia yang menjalankan kewajiban

Badan mempunyai hak dan kewajiban perpajakan.

Namun badan bertindak melalui manusia.

Dalam ketentuan KUP, badan diwakili oleh pengurus untuk menjalankan hak dan memenuhi kewajiban perpajakan. Ketentuan mengenai wakil dan kuasa perlu dibaca sesuai bentuk badan dan fakta kewenangannya.

Artinya, direktur tidak dapat menganggap seluruh tanggung jawab hilang hanya karena ada tax manager.

Sebaliknya, tax manager juga tidak otomatis menjadi pihak yang mempunyai seluruh kewenangan legal untuk mewakili badan.

Perusahaan perlu memisahkan:

legal representative,
authorized tax user,
tax process owner,
data owner,
approver,
dan adviser.

Satu orang dapat memegang lebih dari satu peran, tetapi perannya harus jelas.

Direktur memegang accountability governance

Direktur tidak harus membuat rekonsiliasi PPN.

Tidak harus menginput bukti potong.

Tidak harus membaca setiap faktur pajak.

Tetapi direksi mempunyai tanggung jawab untuk memastikan perusahaan mempunyai sistem yang memadai untuk memenuhi kewajibannya.

Dari sudut governance, direktur seharusnya melihat:

apakah ada tax policy,
apakah risiko material dilaporkan,
apakah posisi pajak agresif mendapat approval,
apakah transaksi besar masuk tax review,
apakah ada sumber daya yang cukup,
apakah akses sistem terkendali,
apakah sengketa material naik ke board,
dan apakah tax payment serta filing mempunyai oversight.

Kalau sistem sengaja dibiarkan lemah, masalahnya bukan lagi sekadar error tax staff.

Finance menjaga integritas angka

Finance adalah tulang punggung data pajak.

General ledger.

Accounts payable.

Accounts receivable.

Fixed asset register.

Bank reconciliation.

Accrual.

Provision.

Semua mengalir ke penghitungan pajak.

Finance bertanggung jawab memastikan transaksi dicatat lengkap, tepat periode, dan mempunyai supporting document.

Contoh sederhana.

Tax team menghitung withholding berdasarkan vendor ledger.

Jika AP salah mengklasifikasikan jasa menjadi pembelian barang, tax engine dapat memberi treatment salah.

Tax staff mungkin menemukan saat review, tetapi root cause berada di proses finance dan procurement.

Karena itu, finance control dan tax control tidak boleh dipisahkan terlalu jauh.

Tax bertanggung jawab atas interpretasi dan compliance process

Tax function biasanya menjadi subject matter owner.

Tugasnya antara lain:

menafsirkan ketentuan pajak,
menentukan tax treatment,
menghitung kewajiban,
melakukan rekonsiliasi,
menyiapkan dan melaporkan SPT,
mengelola pembayaran bersama treasury,
menangani komunikasi dengan DJP,
mendokumentasikan posisi pajak,
memantau regulasi,
dan mengeskalasi risiko.

Untuk memperluas konteks pada bagian ini, lihat Tax Closing Bulanan: Lima Rekonsiliasi yang Harus Jadi Kebiasaan.

Namun tax tidak boleh dijadikan tempat pembuangan semua masalah transaksi.

Kalau kontrak sudah ditandatangani tanpa tax clause, tax tidak dapat mengubah fakta setelahnya.

Kalau vendor master salah, tax hanya dapat mengoreksi akibatnya.

Karena itu, tax function membutuhkan right to review untuk transaksi tertentu sebelum execution.

HR adalah pemilik fakta payroll

PPh 21 bukan semata pajak.

Ia adalah hasil dari data karyawan.

Gaji.

Bonus.

Tunjangan.

Benefit in kind.

Status karyawan.

Tanggal masuk dan keluar.

Pesangon.

Insentif.

Data tersebut dikuasai HR dan payroll.

Jika HR terlambat memberi informasi bonus atau perubahan benefit, tax calculation bisa salah walaupun tarifnya benar.

Maka HR harus mempunyai control responsibility.

Setiap perubahan policy remunerasi material sebaiknya melalui tax review.

Tidak setelah payroll pertama dibayar.

Legal menjaga substansi kontrak

Banyak posisi pajak lahir dari kalimat dalam kontrak.

Barang atau jasa.

Gross atau net of tax.

Siapa menanggung withholding.

Apakah ada royalty.

Apakah intellectual property diberikan.

Di mana jasa dilakukan.

Kapan title berpindah.

Apa termination payment.

Apakah ada reimbursement.

Legal tidak harus menentukan pasal PPh sendiri, tetapi harus tahu kapan klausul dapat menimbulkan konsekuensi pajak.

Contract review matrix dapat menetapkan trigger.

Foreign counterparty.

Related party.

Nilai di atas threshold.

Property transaction.

Intellectual property.

Long-term service.

Financing.

M&A.

Jika trigger muncul, tax harus masuk sebelum signature.

Procurement dan sales juga pemilik risiko

Procurement memilih vendor dan menyusun commercial term.

Sales menentukan customer, diskon, rebate, promotion, dan bundle.

Keduanya dapat mengubah tax treatment.

Contoh procurement:
vendor tidak mempunyai data tax profile lengkap, tetapi PO sudah aktif.

Contoh sales:
promo “buy one get one” dibuat tanpa memikirkan dokumentasi transaksi dan PPN.

Kalau tax function baru mengetahui di akhir bulan, masalah sudah terjadi.

Tax governance yang matang memberi business function tanggung jawab atas kualitas input.

Tax bukan polisi terakhir.

Treasury bertanggung jawab atas eksekusi uang

Tax calculation dapat benar tetapi pembayaran tetap terlambat jika treasury tidak mendapatkan approval atau funding.

Treasury juga menangani:

bunga,
loan,
forex,
hedging,
bank fee,
guarantee,
dan transaksi lintas negara.

Semua mempunyai potensi pajak.

Setiap pembayaran ke luar negeri sebaiknya mempunyai tax clearance workflow jika jenis dan nilainya material.

Dengan begitu, withholding dan treaty diperiksa sebelum uang keluar.

Bukan setelah bank confirmation diterima.

Kuasa tidak memindahkan seluruh tanggung jawab

Perusahaan dapat menunjuk kuasa untuk menjalankan hak atau memenuhi kewajiban perpajakan sesuai ketentuan.

PMK 44 Tahun 2026 mengatur ketentuan mengenai kuasa Wajib Pajak dan perlu menjadi rujukan ketika perusahaan menunjuk pihak yang mewakili untuk urusan perpajakan.

Tetapi pemberian kuasa bukan berarti manajemen boleh berhenti melakukan oversight.

Konsultan bekerja berdasarkan informasi yang diberikan perusahaan.

Jika data tidak lengkap, kontrak tidak diberikan, atau transaksi disembunyikan, kualitas pekerjaan kuasa akan ikut terpengaruh.

Kuasa adalah mekanisme representasi.

Bukan transfer total atas economic responsibility perusahaan.

RACI lebih berguna daripada kalimat “tax handles it”

Perusahaan dapat memakai matriks sederhana.

R: Responsible, pihak yang menjalankan pekerjaan.

A: Accountable, pihak yang mempunyai accountability akhir atas proses.

C: Consulted, pihak yang harus dimintai input.

I: Informed, pihak yang harus mengetahui.

Contoh filing SPT Masa:

Tax preparer: Responsible.

Tax manager: Accountable untuk proses tax.

Finance controller: Consulted untuk rekonsiliasi.

Treasury: Responsible pada pembayaran.

CFO: Informed atau approver sesuai materiality.

Contoh kontrak royalty luar negeri:

Legal: Responsible pada kontrak.

Business owner: Accountable atas transaksi komersial.

Tax: Consulted dan menentukan treatment.

Treasury: Responsible pada payment control.

Director: Approver jika threshold terpenuhi.

RACI membuat ownership terlihat.

Akses Coretax harus mengikuti peran

Sistem digital dapat membuat governance terlihat lebih mudah, tetapi akses yang terlalu luas justru menambah risiko.

Perusahaan perlu mengetahui:

siapa mempunyai akun,
role apa,
siapa dapat membuat draft,
siapa dapat menandatangani,
siapa dapat menyampaikan,
siapa dapat melihat surat,
dan siapa dapat melakukan tindakan administratif lain.

User yang sudah resign harus dicabut.

Shared credential harus dihindari.

Emergency access harus tercatat.

PMK 111 Tahun 2025 juga membuat monitoring akun Wajib Pajak penting karena komunikasi pengawasan dapat disampaikan melalui akun tersebut.

Jika hanya satu orang mempunyai akses dan ia tidak aktif, perusahaan dapat kehilangan waktu tanggapan.

Incident harus punya escalation path

Misalnya tax staff menemukan bahwa tiga bulan PPh 23 salah dipotong.

Apa yang terjadi berikutnya?

Kalau governance tidak jelas, orang cenderung menyelesaikan diam-diam.

Padahal issue material perlu escalation.

Tax manager menilai exposure.

Finance menentukan dampak laporan.

Legal menilai kontrak.

Business owner membantu komunikasi vendor.

CFO menyetujui koreksi atau pembayaran jika material.

Jika ada potensi pengungkapan atau sengketa, management menentukan langkah.

Escalation matrix sebaiknya memakai threshold.

Nominal.

Jenis risiko.

Potensi sanksi.

Reputasi.

Regulatory sensitivity.

Tidak semua error naik ke direksi, tetapi tidak boleh ada risiko besar yang berhenti di level staf karena semua orang takut membawa kabar buruk.

Konsultan harus masuk governance, bukan menggantikan governance

Perusahaan sering menggunakan konsultan untuk compliance, review, transfer pricing, pemeriksaan, atau sengketa. Itu dapat meningkatkan kualitas proses, tetapi hanya jika pembagian kerja jelas.

Buat daftar deliverable dan dependency.

Data apa yang harus diberikan perusahaan?

Siapa memastikan data lengkap?

Siapa menyetujui asumsi?

Siapa membaca draft?

Siapa memutuskan posisi yang masih mempunyai uncertainty?

Siapa mengarsipkan final advice dan supporting document?

Kalau konsultan menghitung pajak berdasarkan trial balance yang belum final, kesalahan bukan otomatis menjadi “kesalahan konsultan”. Kalau perusahaan tidak menyampaikan kontrak material, adviser juga tidak mempunyai fakta yang diperlukan.

Sebaliknya, manajemen tidak boleh menerima output eksternal tanpa internal owner. Seseorang di perusahaan harus memahami dasar posisi dan mampu menjelaskannya kembali ketika staf konsultan berubah atau ketika DJP meminta penjelasan beberapa tahun kemudian.

Prinsipnya sederhana: outsource pekerjaan boleh, outsource institutional memory jangan.

Buat daftar keputusan yang wajib naik level

Tidak semua keputusan pajak memerlukan direktur. Tetapi perusahaan perlu menentukan mana yang tidak boleh berhenti di level staf.

Misalnya:

posisi pajak yang tidak mempunyai dasar jelas,
transaksi afiliasi material,
restrukturisasi,
pembayaran lintas negara bernilai besar,
tax settlement,
koreksi SPT yang berdampak material,
penerimaan hasil pemeriksaan,
pengajuan keberatan atau banding,
dan transaksi yang mempunyai risiko reputasi.

Untuk setiap kategori, tentukan threshold dan approver.

Dengan begitu, tax staff tidak dipaksa mengambil keputusan bisnis bernilai besar hanya karena mereka yang paling memahami aturan. Management tetap mengambil risk decision dengan input teknis yang memadai.

Direktur tidak perlu mengerjakan pajak, tetapi harus membuat pajak bisa dikerjakan

Inilah jawaban paling praktis atas pertanyaan siapa bertanggung jawab.

Tax function bertanggung jawab atas tax expertise dan proses kepatuhan.

Finance bertanggung jawab atas integritas data keuangan.

HR bertanggung jawab atas fakta karyawan dan payroll.

Legal bertanggung jawab atas kontrak dan struktur legal.

Procurement dan sales bertanggung jawab atas fakta transaksi yang mereka buat.

Treasury bertanggung jawab atas execution pembayaran dan data pembiayaan.

Direksi mempunyai accountability untuk memastikan governance bekerja dan keputusan material mendapatkan oversight.

Konsultan atau kuasa dapat membantu dan mewakili sesuai ketentuan, tetapi tidak menggantikan kebutuhan perusahaan untuk mempunyai data dan kontrol.

Kalau satu perusahaan masih menjawab “pajak itu urusan tax department”, sebenarnya tax governance belum selesai.

Pajak adalah hasil dari seluruh bisnis.

Tax department hanya salah satu tempat di mana hasil tersebut dihitung, diuji, dan dilaporkan.