Satu proyek AI bisa mempunyai dua invoice yang secara bisnis terasa seperti satu paket, tetapi secara pajak tidak seharusnya dibaca sebagai transaksi yang sama.
Invoice pertama datang dari perusahaan teknologi Indonesia untuk discovery workshop, integrasi sistem, konfigurasi workflow, migrasi data, dan pelatihan pengguna. Invoice kedua datang dari perusahaan luar negeri untuk lisensi atau akses platform AI yang menjadi mesin utama solusi tersebut.
Manajemen melihat satu proyek: “implementasi AI”. Tim pajak harus melihat dua hubungan hukum yang berbeda.
Perbedaan ini penting karena subjek penerima penghasilan, karakter pembayaran, PPN, serta mekanisme pemotongan PPh dapat berbeda. Jika semuanya dilempar ke satu akun “AI project expense”, jejak pajaknya justru menjadi kabur.
Mulai dari siapa yang menandatangani kontrak
Cara paling cepat membongkar transaksi adalah membuka halaman tanda tangan kontrak.
Siapa penyedia implementasi? Apakah badan Indonesia dengan NPWP Indonesia?
Siapa pemberi lisensi atau penyedia platform? Apakah entitas luar negeri?
Apakah perusahaan Indonesia hanya menjadi reseller lisensi global, atau pelanggan Indonesia menandatangani kontrak langsung dengan vendor asing?
Apakah invoice lokal sudah mencakup software, atau hanya jasa profesional?
Empat pertanyaan ini lebih berguna daripada membaca nama proposal.
Dalam banyak proyek teknologi, proposal pemasaran sengaja dibuat sederhana: satu solusi, satu timeline, satu harga total. Tetapi dokumen legal kadang memisahkan professional services dari subscription. Pada kasus lain, partner lokal membeli lisensi dari prinsipal lalu menjual kembali kepada pelanggan Indonesia.
Struktur tersebut menentukan siapa menerima penghasilan dari perusahaan dan pajak apa yang perlu dicek pada setiap pembayaran.
Jasa implementasi oleh badan dalam negeri
Untuk pembayaran jasa kepada Wajib Pajak badan dalam negeri, salah satu area yang perlu diperiksa adalah PPh Pasal 23.
DJP menjelaskan bahwa imbalan atas jasa tertentu yang menjadi objek PPh Pasal 23 dipotong 2 persen dari jumlah bruto. Kategori ini mencakup jasa teknik, jasa manajemen, jasa konsultan, dan jasa lain yang ditentukan dalam ketentuan.
Tetapi jangan langsung menempelkan 2 persen ke seluruh invoice vendor teknologi.
Tim finance perlu membaca ruang lingkup pekerjaan. Implementasi AI bisa berisi konsultasi, software development, data preparation, system integration, pelatihan, sewa perangkat, lisensi, atau bahkan komponen lain. Jika invoice memecah komponen, klasifikasi menjadi lebih mudah. Jika tidak, perusahaan perlu memahami substansi kontrak dan ketentuan yang relevan.
Untuk royalti kepada pihak dalam negeri, PPh Pasal 23 mempunyai tarif 15 persen dari jumlah bruto berdasarkan ketentuan umum. Jadi perbedaan antara pembayaran jasa dengan pembayaran royalti bukan sekadar soal istilah. Tarif dan karakter pajaknya dapat berbeda.
Di sinilah frasa kontrak seperti “license fee”, “right to use”, “professional services”, “implementation fee”, dan “support fee” perlu dibaca dengan teliti.
PPN lokal mempunyai jalur sendiri
Jika penyedia jasa lokal adalah PKP dan penyerahannya terutang PPN, invoice juga harus dibaca dari sisi PPN.
PPh Pasal 23 dan PPN bukan alternatif. Satu pembayaran jasa dapat membawa konsekuensi keduanya sesuai ketentuan masing-masing.
Finance sering salah ketika melihat satu pajak sudah muncul di faktur lalu menganggap pemotongan PPh tidak lagi relevan. Padahal PPN adalah pajak atas konsumsi, sedangkan PPh Pasal 23 adalah mekanisme pemotongan atas penghasilan tertentu.
Karena itu, vendor onboarding lokal harus menyimpan status dan identitas perpajakan vendor, sementara contract review menentukan objek pembayaran.
Lisensi atau akses software dari luar negeri
Sekarang pindah ke invoice kedua.
Vendor asing menyediakan platform AI. Perusahaan Indonesia membayar langsung ke entitas luar negeri. Di sini kerangka PPh Pasal 23 untuk pembayaran kepada badan dalam negeri tidak dipakai begitu saja. Tim harus melihat ketentuan PPh atas Wajib Pajak luar negeri dan P3B yang relevan.
Undang-undang PPh memasukkan royalti dan imbalan sehubungan dengan jasa, pekerjaan, serta kegiatan ke dalam kategori penghasilan WPLN yang dapat berada dalam ruang PPh Pasal 26. Tarif domestik umum untuk kategori relevan adalah 20 persen dari jumlah bruto, tetapi treaty dapat menghasilkan perlakuan berbeda jika persyaratannya terpenuhi.
Masalahnya, software tidak selalu dapat diklasifikasikan hanya dari label “license”.
Ada kontrak yang benar-benar memberikan hak tertentu atas software atau hak cipta. Ada kontrak yang secara komersial disebut license tetapi pada praktiknya hanya memberi akun untuk memakai aplikasi standar. Ada pula kontrak hybrid yang memberi akses platform sekaligus hak yang lebih luas.
Karena itu, jangan membuat keputusan withholding dari nama akun general ledger.
Baca hak pengguna, bukan hanya nama biaya.
Apakah pelanggan mendapat hak menggandakan software?
Apakah boleh memodifikasi source code?
Apakah ada hak mendistribusikan atau melakukan sublicensing?
Apakah pelanggan hanya diperbolehkan mengakses fungsi layanan untuk kebutuhan internal?
Apakah ada model atau teknologi tertentu yang hak penggunaannya diberikan secara terpisah?
Untuk memperluas konteks pada bagian ini, lihat Biaya Training Model AI: Beban Operasional atau Investasi Teknologi?.
Jawaban ini memengaruhi analisis apakah pembayaran lebih dekat dengan royalti, jasa, atau laba usaha berdasarkan treaty.
Treaty menjadi bagian dari desain transaksi
Jika vendor berada di negara yang mempunyai P3B dengan Indonesia, tim pajak perlu membaca pasal yang relevan dalam treaty tersebut.
Royalti biasanya memiliki pasal sendiri. Laba usaha juga mempunyai pasal sendiri dan umumnya berhubungan dengan keberadaan bentuk usaha tetap. Beberapa treaty mempunyai rumusan dan tarif yang tidak identik.
Jangan memakai tarif Singapura untuk vendor Amerika Serikat. Jangan memakai analisis satu vendor untuk vendor Irlandia. Negara dan entitas legal penting.
Sejak berlakunya PMK 112 Tahun 2025, penerapan P3B oleh WPLN menggunakan Formulir DGT berdasarkan PMK tersebut. DJP juga menyatakan pengunggahan informasi dilakukan melalui layanan SKD WPLN pada Coretax.
Konsekuensinya praktis: dokumen treaty harus menjadi bagian onboarding vendor asing, bukan pekerjaan darurat setelah pembayaran akan jatuh tempo.
Kalau procurement menandatangani kontrak tiga tahun dengan vendor asing tanpa membahas withholding dan dokumentasi treaty, finance dapat menghadapi masalah gross-up yang seharusnya bisa dinegosiasikan dari awal.
PPN atas software asing juga perlu dipetakan
Pembayaran kepada vendor asing tidak berhenti pada PPh.
Pemanfaatan BKP tidak berwujud atau JKP dari luar Daerah Pabean di Indonesia dapat membawa konsekuensi PPN. Untuk transaksi digital melalui PMSE, vendor atau pelaku usaha yang telah ditunjuk sebagai Pemungut PPN PMSE dapat memungut PPN sesuai mekanisme yang berlaku.
Per 13 Agustus 2026, DJP menjelaskan pemungutan PPN PMSE dengan tarif 12 persen atas DPP nilai lain sebesar 11 per 12 dari nilai pembayaran sebelum PPN. Bukti pungut dapat berbentuk commercial invoice, billing, order receipt, atau dokumen sejenis.
Jadi sebuah lisensi asing bisa memerlukan dua analisis yang berjalan paralel: PPN atas pemanfaatan digital dan PPh atas penghasilan vendor.
Jangan menukar satu dengan yang lain.
Satu proyek, tiga kemungkinan struktur
Agar terlihat bedanya, bayangkan tiga model kontrak.
Model pertama, seluruh proyek dibeli dari perusahaan Indonesia. Vendor lokal menjual lisensi sebagai reseller sekaligus menyediakan implementasi. Perusahaan pembeli bertransaksi dengan badan Indonesia. Tax perlu membaca komponen pembayaran lokal, termasuk PPN dan kemungkinan PPh Pasal 23 sesuai karakter penghasilan.
Model kedua, implementasi dibeli dari vendor Indonesia, sedangkan subscription dibeli langsung dari vendor asing. Dua jalur pajak harus dipetakan terpisah. Jasa lokal mengikuti analisis pembayaran dalam negeri, subscription asing mengikuti PPN pemanfaatan luar negeri dan analisis PPh 26 serta treaty.
Model ketiga, seluruh proyek ditagih vendor asing tetapi sebagian pekerjaan dikerjakan tenaga lokal atau partner. Di sini analisis bisa lebih kompleks karena perlu memahami siapa sebenarnya penyedia jasa kepada pelanggan, apakah ada kehadiran di Indonesia, bagaimana kontrak membagi tanggung jawab, dan apakah muncul isu bentuk usaha tetap atau pembayaran kepada pihak lain.
Tiga proyek dapat memakai platform AI yang sama, tetapi struktur pajaknya tidak identik.
Jangan biarkan purchase order menyatukan semua hal
Procurement suka satu purchase order karena lebih mudah dikendalikan. Pajak tidak selalu membutuhkan banyak PO, tetapi membutuhkan transparansi komponen.
Jika kontrak mengandung subscription USD 200.000, implementation USD 80.000, dan support USD 30.000, sebaiknya nilai dan deliverable setiap komponen dapat ditelusuri.
Bukan berarti setiap komponen pasti mempunyai perlakuan pajak berbeda. Tujuannya adalah mencegah perusahaan kehilangan kemampuan melakukan klasifikasi.
Invoice yang hanya menulis “AI Solution Package USD 310.000” membuat analisis lebih lemah jika kontrak dan lampirannya juga tidak jelas.
Dari sisi audit trail, semakin material transaksi, semakin penting hubungan antara kontrak, statement of work, invoice, acceptance document, dan bukti pembayaran.
Implementasi yang menghasilkan aset berbeda dari subscription rutin
Ada dimensi lain yang sering terlupakan: perlakuan biaya pada pihak pembeli.
Subscription tahunan yang memberi akses layanan standar dapat mempunyai karakter berbeda dari biaya membangun sistem khusus yang memberikan manfaat lebih dari satu tahun. Ketentuan pajak Indonesia juga mengenal amortisasi atas harta tak berwujud serta perlakuan khusus untuk perangkat lunak tertentu.
Karena itu, proyek implementasi sebaiknya tidak hanya diperiksa oleh tim withholding. Tim yang menangani fixed asset atau intangible register juga perlu melihat apakah ada pengeluaran yang secara fiskal seharusnya tidak langsung habis dibebankan.
Ini tidak berarti semua biaya implementasi harus dikapitalisasi. Justru perlu pemetaan komponen berdasarkan substansi dan masa manfaat.
Vendor tax matrix lebih berguna daripada hafalan tarif
Perusahaan yang sering membeli teknologi dapat membangun matrix sederhana.
Kolom pertama: vendor dan negara.
Kolom kedua: legal entity yang menagih.
Kolom ketiga: kategori komersial, misalnya subscription, implementation, support, license, training, cloud, atau data service.
Kolom keempat: perlakuan PPN.
Kolom kelima: analisis PPh dan treaty.
Kolom keenam: dokumen yang wajib tersedia.
Dengan matrix ini, finance tidak perlu memulai dari nol setiap invoice datang.
Namun matrix tidak boleh berubah menjadi mesin yang memaksakan satu treatment ke transaksi baru. Jika terms vendor berubah, hak pelanggan berubah, atau billing entity berpindah negara, review perlu dibuka lagi.
Kontrak adalah sumber fakta, bukan sekadar formalitas legal
Kesalahan terbesar dalam proyek AI bukan salah menghitung dua persen atau dua puluh persen. Kesalahan terbesar adalah mencoba menentukan pajak tanpa memahami transaksi.
Jasa implementasi lokal dan lisensi software asing bisa berada dalam proyek yang sama tetapi mempunyai subjek pajak, objek pembayaran, PPN, withholding, dan treaty yang berbeda.
Pembahasan yang masih berada dalam jalur isu yang sama dapat dilanjutkan ke AI API Dibayar dengan Kartu Kredit Perusahaan: Jangan Lupa Lapisan PPN dan Withholding.
Tim tax membutuhkan kontrak untuk mengetahui hak dan kewajiban. Finance membutuhkan invoice untuk mengetahui siapa yang ditagih dan berapa nilainya. Procurement perlu memastikan klausul pajak tidak menimbulkan gross-up tak terduga. Tim teknologi menjelaskan apa yang sebenarnya dipakai.
Jika empat fungsi itu berbagi data, proyek AI dapat berkembang tanpa membuat kewajiban pajaknya menjadi teka-teki.
Satu label “AI implementation” mungkin cukup untuk presentasi manajemen. Untuk pajak, itu baru judul folder. Analisis sebenarnya dimulai setelah folder dibuka.